Persepsi umum seringkali menyederhanakan peran notaris hanya sebagai pencatat atau juru ketik dokumen legal. Padahal, Menilik Fungsi notaris jauh lebih dalam dari itu; mereka adalah Pejabat Umum yang diberi kewenangan oleh negara untuk menjamin keabsahan dan otentisitas suatu perbuatan hukum. Setiap akta yang mereka buat memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna, menjadikannya alat legalitas tak terbantahkan. Pemahaman yang akurat tentang peran ini krusial bagi siapa pun yang terlibat dalam transaksi besar.
Menilik Fungsi notaris yang paling fundamental adalah pembuatan akta otentik. Proses ini melibatkan verifikasi identitas para pihak, pemeriksaan legalitas objek perjanjian, dan memastikan semua klausul telah dipahami dan disepakati tanpa paksaan. Dengan demikian, notaris bertindak sebagai penengah yang netral, memastikan keseimbangan hak dan kewajiban. Peran ini sangat vital dalam transaksi properti, perjanjian kredit, dan pendirian badan usaha, demi menghindari sengketa di kemudian hari.
Selain membuat akta, Menilik Fungsi notaris mencakup kewajiban untuk menyimpan minuta akta—salinan asli yang ditandatangani—secara aman dan rahasia. Kewajiban menyimpan ini menjamin bahwa dokumen vital tersebut tidak akan hilang atau dipalsukan. Jika akta hilang di tangan klien, salinan otentik dapat diterbitkan kembali kapan saja. Penyimpanan yang rahasia ini diatur oleh undang-undang, menjamin kerahasiaan informasi legalitas para pihak.
Dalam dunia bisnis, Menilik Fungsi notaris sangat penting untuk mendirikan perusahaan, baik itu Perseroan Terbatas (PT), Yayasan, maupun koperasi. Notaris menyusun Anggaran Dasar (AD) yang sesuai dengan Undang-Undang, lalu mengajukan permohonan pengesahan status badan hukum kepada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham). Tanpa peran ini, perusahaan tidak dapat beroperasi secara legal dan tidak memiliki pemisahan aset yang jelas dengan pemiliknya.
Lebih lanjut, notaris juga memiliki peran edukatif. Sebelum akta ditandatangani, notaris berkewajiban memberikan penjelasan atau penyuluhan hukum kepada para pihak mengenai isi dan konsekuensi hukum dari akta yang akan mereka tanda tangani. Hal ini memastikan tidak ada pihak yang menandatangani dokumen penting dalam keadaan tidak memahami sepenuhnya implikasi legalitas di masa depan.
Kewenangan notaris meluas hingga ke urusan penetapan tanggal surat di bawah tangan (waarmeking) dan legalisasi tanda tangan (legalisasi). Meskipun dokumen tersebut bukan akta otentik, keterlibatan notaris memberikan tanggal yang pasti dan pengakuan resmi atas identitas penandatangan, menambah tingkat kepercayaan dan kekuatan pembuktian pada dokumen tersebut di mata hukum, meski kekuatannya di bawah akta otentik.